Was es bei einem Lohnnachweis alles zu beachten gilt

Der Lohnnachweis dient als Grundlage für die Berechnung der Beiträge an die Unfallversicherung. Der Abgabetermin ist immer der 16.02. des aktuellen Jahres für das vorherige Kalenderjahr. 

Er beinhaltet das unfallversicherungspflichtige Entgelt (UV–Entgelt) und die dazugehörigen Arbeitszeiten (UV–Zeit) Ihrer unfallversicherungspflichtigen Mitarbeiter, sowie die für sie gültigen Gefahrentarifstellen.

Die Meldung (Versand des Lohnnachweises) erfolgt entweder über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm z. B. DATALINE Lohnabzug oder über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe. 

Seit Ende 2022 wurde für alle Betriebe eine Unternehmensnummer vergeben, die auf dem Postweg und zusätzlich auch über den UV-Stammdatenabgleich übermittelt wurde. Für den Lohnnachweis 2022 hat die Unternehmensnummer (noch) keine Bedeutung. Sie findet sich erst auf dem Lohnnachweis für das Meldejahr 2023. Dafür fällt die Mitgliedsnummer ab 2023 weg.

Stammdatenabruf ist Grundlage

Der Abruf der gültigen Gefahrentarifstellen sowie die Auslieferung der Unternehmensnummer ist ein verpflichtendes Verfahren, welches als Grundlage für die Datenlieferung im Lohnnachweis benötigt wird. In Lohnabzug erfolgt dieser Abruf in den Firmendaten als “UV-Stammdatenabruf”. Dieser Abruf ist i. d. R. einmal im Kalenderjahr durchzuführen, soweit sich keine Änderungen innerhalb dieses Zeitraumes ergeben.

NEU: Unternehmensnummer für die Unfallversicherung

Die Zuordnung des UV – Entgeltes in einem Lohnnachweis erfolgt nach der Frage “Wann wurde das Entgelt bezahlt“ (Zuflussprinzip) und nicht wie sonst üblich in der Sozialversicherung “Wann sind die Ansprüche darauf entstanden“ (Entstehungsprinzip).  

Die bereits eingeführte UV- Jahresmeldung (92) an die Rentenversicherung hat mit diesem Verfahren (Lohnnachweis) nichts zu tun und daher haben Sie auch diese Meldung einmal im Jahr parallel zu übermitteln.