Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung 2023
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) startet 2023 verpflichtend. Hiermit ist das Verfahren gemeint, dass die bisherigen „gelben Zettel“ ablöst. Konkret werden die bisherigen Papierbescheinigungen durch ein elektronisches Abrufverfahren abgelöst. Technisch ist das Verfahren inzwischen eingeführt und in Lohnabzug bereits seit 2022 integriert. Jetzt dürfte allerdings der Praxistest in der Masse folgen.
Tatsächlich haben sich bislang noch nicht allzu viele Betriebe mit dem Verfahren in der Praxis auseinandergesetzt, da aktuell die Papier-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen noch regelmäßig von den Ärzten ausgestellt werden. Doch dies dürfte sich künftig ändern. Deshalb sollten die Betriebe bereits jetzt die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.
Das elektronische Verfahren – AU gestern und heute
Bislang hat sich ein Arbeitnehmer bei Krankheit in aller Regel morgens telefonisch im Betrieb gemeldet und mitgeteilt, dass er arbeitsunfähig erkrankt ist und daher der Arbeit fernbleibt. Oft geht er dann im Laufe des Vormittags zum Arzt und meldet sich dann erneut, um die Dauer der Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen.
Der Betrieb kann so den Ausfall einplanen und die anfallenden Arbeiten entsprechend verteilen. Den ärztlichen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit, sendete der Arbeitnehmer dann per Post oder per E-Mail oder WhatsApp an den Betrieb. Dafür hat der Arbeitnehmer beim Arztbesuch eine eigene Papier-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom behandelnden Arzt ausgestellt bekommen.
Diese Papier-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung landete dann in der Regel in der Personalakte (oder einem extra Ordner für Fehlzeiten) und als Kopie in der Personalabteilung bzw. wurde zum Steuerberater gesendet.
Im Lohnbüro wurden dann mit der nächsten Lohnabrechnung die Fehltage berücksichtigt und ggf. das Entgelt angepasst. Bei Betrieben, die umlagepflichtig zur U1-Ausgleichskasse sind, wurde dann (ebenfalls im Zuge der Abrechnung) ein U1-Erstattungsantrag erstellt.
Elektronisches Verfahren ab 2023
Ab 2023 ist mit der Einführung der eAU ein neues Vorgehen erforderlich. Denn nun wird dem Arbeitnehmer keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr vom Arzt ausgehändigt. Denn nun sendet der Arzt (bzw. das Krankenhaus) die Arbeitsunfähigkeitsdaten des Arbeitnehmers elektronisch an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers (Ausnahme private Krankenversicherungen).
Der Arbeitnehmer selbst erhält (künftig) keine Papier-Bescheinigung mehr für den Arbeitgeber. Ohne Papier-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann der Arbeitnehmer nun den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit gegenüber seinem Arbeitgeber nicht mehr führen.
Stattdessen werden nun die Arbeitgeber in die Pflicht genommen, die Arbeitsunfähigkeitszeiten der Arbeitnehmer selbst bei der Krankenkasse elektronisch abzurufen. Aus der Bringschuld des Arbeitnehmers zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist nunmehr also eine Holschuld des Arbeitgebers geworden.
Der Abruf der Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse erfolgt über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm (z.B. DATALINE Lohnabzug bzw. eine zertifizierte Zeiterfassung). Der Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten wird ab 2023 auf den Arbeitgeber übertragen. Der Betrieb muss dementsprechend seine internen Abläufe anpassen.
Wichtig: Das eAU-Verfahren ist ein Abrufverfahren. Dabei muss der Betrieb die AU-Zeiten erst an die Krankenasse senden, um anschließend mit einem erneuten Abruf die attestierten Arbeitsunfähigkeitsdaten abrufen zu können. Die Krankenkassen teilen dem Betrieb also nicht aktiv die Arbeitsunfähigkeitszeiten mit, sondern stellen diese nur zum Abruf bereit.
Stand heute
Tatsächlich ist das Verfahren in den Betrieben aktuell eher schleppend umgesetzt. Denn es besteht tatsächlich (in vielen Fällen) keine Umsetzungs-Not. Die Ärzte stellen weiterhin noch die Papier-AU-bescheinigungen an die Arbeitnehmer aus, so dass in den Lohnbüros immer noch regelmäßig die Papier-AU-Bescheinigungen eingereicht werden.