Auszubildende in der Entgeltabrechnung

Zum 1. August heißt es in vielen Betrieben wieder, die Auszubildenden kommen. Das neue Ausbildungsjahr beginnt und die Berufsstarter machen in den Betrieben die ersten Schritte. In der Lohnabrechnung bedeutet dies auch, auf einige Besonderheiten zu achten.

Die Berufsausbildung ist in der Entgeltabrechnung etwas Besonderes. Denn dieser Personenkreis unterliegt einigen besonderen Schutzvorschriften, so dass bei der Abrechnung von Azubis ein besonderes Augenmerk erforderlich ist.

Das gilt bei der Entgeltabrechnung

Die Entgeltabrechnung für Auszubildende ist einigen Sondervorschriften unterworfen. Daher soll an dieser Stelle ein Blick auf die Entgeltabrechnung der Auszubildenden geworfen werden.

Steuern bei Auszubildenden

Die Ausbildungsvergütung der Auszubildenden ist der Besteuerung nach der Steuerklasse unterworfen. Dies dürfte bei den Auszubildenden in aller Regel die Steuerklasse 1 sein. Es sind somit auch für Auszubildende die ELStAM abzurufen.

Das bedeutet, auch Auszubildende unterliegen der Lohnsteuer. Tatsächlich dürfte die Lohnsteuer die meisten Auszubildenden im ersten Ausbildungsjahr nicht treffen. Denn aufgrund des Grundfreibetrags fällt erst ab einem Entgelt von rund 1.300 Euro brutto im Monat (geringe) Lohnsteuer an. Der Solidaritätszuschlag fällt bei Auszubildenden aufgrund des hohen Freibetrags nicht an. Sofern der Auszubildende in der Kirche ist, ist die Kirchensteuer ggf. zu zahlen.

Da Auszubildende grundsätzlich der Steuer unterliegen, ist zum Jahreswechsel die Lohnsteuerbescheinigung für sie zu versenden. Das gilt auch, wenn tatsächlich keine Steuern angefallen sind, also Lohnsteuer von 0 Euro.

Sozialversicherungsbeiträge

Auch für Auszubildende sind Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten. Es gilt hier die hälftige Beitragstragung, auch wenn das Monatsentgelt im Midijobbereich liegt. Denn die Regelungen für den Übergangsbereich (Midijob) werden bei Auszubildenden nicht angewendet. Somit ist der Auszubildende immer mit dem „halben Beitrag“ dabei. Die Vorteile eines Midijobbers genießt ein Auszubildender also nicht.

Gleiches gilt für den Minijobbereich. Allerdings liegt die aktuelle Mindestausbildungsvergütung bereits deutlich über der Minijobgrenze von aktuell 520 Euro im Jahr 2023. 

Auch wenn es in der Praxis kaum relevant ist, sind an dieser Stelle noch die Besonderheiten bei Geringverdienern zu nennen, deren Entgelte nicht mehr als 325 Euro im Monat betragen. Bei diesem Personenkreis zahlt der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge komplett.

Anders als bei der Lohnsteuer treffen die Sozialversicherungsbeiträge die Auszubildenden voll. So müssen auch Azubis regelmäßig mehr als 20 Prozent des Bruttoverdienstes an die Sozialversicherung abgeben. 

Damit sind die Sozialversicherungsbeiträge oftmals der „einzige Kostenfaktor“ auf der Entgeltabrechnung für die Auszubildenden.

Eine Besonderheit gilt bei der Personengruppe für Auszubildende. Denn hier gibt es für die Azubis eine eigenen Personengruppenschlüssel „102“, der in den DEÜV-Meldungen zu übermitteln ist. 

Mindestlohn gilt nicht für Auszubildende

Die Mindestlohnvorschriften gelten nicht für Auszubildende. Denn die Azubis sind vorrangig zum Wissenserwerb in der Berufsausbildung, so dass aus diesem Grund die Mindestlohnregelungen für Auszubildende nicht gelten.

Allerdings gibt es seit ein paar Jahren eine Mindestausbildungsvergütung für Auszubildende, die regelmäßig angehoben wird.

Für 2023 gelten hier folgende Mindestsätze:

• 620,00 Euro im 1. Ausbildungsjahr
• 731,60 Euro im 2. Ausbildungsjahr
• 837,00 Euro im 3. Ausbildungsjahr
• 868,00 Euro im 4. Ausbildungsjahr

Bitte beachten Sie auch etwaige Sonderregelungen (= höhere Ausbildungsvergütungen) aufgrund eines Tarifvertrags oder sonstiger Vereinbarung.

Arbeitszeiten bei Auszubildenden 

Die Arbeitszeiten der Auszubildenden sind zu erfassen und aufzubewahren. Dies wird im aktuell laufenden Gesetzgebungsverfahren zur „Arbeitszeiterfassung“ ausdrücklich festgeschrieben. Daher sollten Sie hier vom Ausbildungsbeginn auf der sicheren Seite sein. 

In Lohnabzug können Sie durch die einfache Voreinstellung der Beschäftigungsart „Auszubildende“ in den Personaldaten die Besonderheiten in der Entgeltabrechnung erfüllen. 

Übrigens: Für alle Betriebe, die Auszubildende ausbilden. Im August erhalten die Azubis eine höhere Vergütung, da sie grundsätzlich in das nächste Lehrjahr kommen.