Mitarbeiter-PC-Programm und Sozialversicherung
Einige Firmen nehmen an sogenannten Mitarbeiter-PC-Programmen teil. Dabei schließen die Betriebe einen Vertrag mit einem Anbieter und können aktuelle Laptops, Smartphones oder PCs leasen. Dieser monatliche Leasingbeitrag stellt zahlreiche Betriebe vor geringere Herausforderungen als die Geräte neu anschaffen zu müssen. Die Arbeitnehmer beteiligen sich an der Leasingrate, indem sie auf einen Teil des Entgelts verzichten. So können Arbeitnehmer aktuelle Geräte günstig – auch privat – nutzen.
Der Vorteil des Leasingmodells liegt neben der günstigen Leasingrate aber auch in der steuerlichen Beurteilung. Denn dieses Modell inklusive der privaten Nutzung der Geräte durch den Arbeitnehmer ist steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Es fällt somit keine Versteuerung der Privatnutzung an. Beteiligt sich der Arbeitnehmer an der Leasingrate – per Gehaltsverzicht – so sinkt das zu versteuernde Einkommen. Die Lohnsteuer sinkt dann aber ebenfalls, so dass sich dies aus Arbeitnehmersicht oftmals lohnen kann.
Anders sieht dies aber nun die Sozialversicherung. In dem Besprechungsergebnis vom 4.5.2023, welches erst kürzlich veröffentlicht wurde, behandeln die Sozialversicherungsträger dieses Thema unter TOP 5.
Mit einer bitteren Erkenntnis für die Teilnehmer an solchen Mitarbeiter-PC-Programmen. Die Sozialversicherung folgt zwar in vielen Fällen dem Steuerrecht, aber nicht in diesem Fall. Voraussetzung für die Beitragsfreiheit ist, dass die Arbeitgeberleistung (also Smartphone oder Laptop) zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt geleistet wird. Dies ist in dieser Konstellation jedoch nicht der Fall. Daher ist die Privatnutzung ab sofort zu verbeitragen. Das heißt, der geldwerte Vorteil (Sachbezug) ist mit Sozialversicherungsbeiträgen zu berechnen. Dies dürfte im Lohnbüro für einige Freude sorgen.
Für die Teilnehmer an Mitarbeiter-PC-Programmen dürfte sich das Modell als teure Variante entpuppen, da nun aus Arbeitgebersicht und auch für den Mitarbeiter auf den Sachbezug rund 20 Prozent oder mehr Sozialversicherungsbeiträge ergeben.
Berechnung des Sachbezugs
Da es keine amtlichen Sachbezüge für die Privatnutzung von PCs, Laptops oder Smartphones gibt und eine Ermittlung des Endpreises am Abgabeort und etwaiger Preisreduktion im Sinne des Steuerrechts (nach § 8 Absatz 2 Satz 2 bis 5 EStG) als zu aufwendig entpuppt, behilft sich die Sozialversicherung mit einem Trick bzw. Vereinfachungsregel.
Als Betrag für den beitragspflichtigen Sachbezug wird in diesen Fällen die Höhe der Leasingrate (im Monat) verwendet. Dieser Wert lässt sich relativ einfach feststellen und dann in der Entgeltabrechnung entsprechend berücksichtigen.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer mit einem Bruttoentgelt von 3.000 Euro nimmt an einem Mitarbeiter PC Programm teil, um stets mit dem neusten Smartphone versorgt zu sein.
Dafür hat sein Arbeitgeber einen Leasingvertrag mit einem Unternehmen geschlossen und zahlt dafür eine monatliche Leasingrate von 70 Euro. Der Arbeitnehmer beteiligt sich an der Leasingrate mit 40 Euro im Monat in Form eines Gehaltsverzichts.
Abrechnung:
Bruttolohn 3.000 Euro
Gehaltsverzicht 40 Euro
Arbeitgeber-Leasing 70 Euro
Steuerbrutto: 2.960 Euro
Die Smartphone Nutzung ist hier steuerfrei, so dass durch den Gehaltsverzicht der Barlohn um 40 Euro reduziert wird.
SV-Brutto: 3.030 Euro
In der Sozialversicherung wird die Leasingrate als beitragspflichtiger Sachbezug behandelt, so dass der Barlohn hier um 70 Euro erhöht wird.
Durch die Verbeitragung der Leasingrate führt dies nun zu einer höheren Belastung für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber, so dass sich der bisherige Vorteil durch die Steuerfreiheit nahezu aufhebt. Bei einem Arbeitnehmer ohne Kinder in Steuerklasse I mit einem Bruttoentgelt von 3.000 Euro liegt das Nettoentgelt bei rund 2.003 Euro. Durch den Gehaltsverzicht und die Nutzung des Mitarbeiter-PC-Programm ergibt sich zwar eine Steuerentlastung von Knapp 22 Euro, die aber durch die Sozialversicherungsbeiträge nahezu aufgezehrt wird. Das Nettoentgelt des Arbeitnehmers liegt nun bei ca. 1.967 Euro im Monat.
Lohnarten als Beispiele:
Zur Information: Leider haben sich die Sozialversicherungsträger in ihrem Besprechungsergebnis nicht zu einem Anwendungszeitpunkt geäußert. Das heißt, im Zweifel kann die Beitragslast auch für vorherige Zeiträume anfallen.