Wie Sie die Beschäftigung eines Praktikanten in der Lohnsoftware abrechnen

Bei der Abrechnung des Praktikantengehalts in der Lohnsoftware gelten unterschiedliche Regelungen im Hinblick auf die Abrechnung und Sozialversicherung. So ist zu unterscheiden, ob es sich um ein freiwilliges oder ein vorgeschriebenes Praktikum handelt. Bei einem Pflichtpraktikum oder einer Einstiegsqualifikation nach Sozialgesetzbuch SGB II sowie einer Berufsausbildungsvorbereitung nach dem Berufsbildungsgesetz ist kein Mindestlohn zu zahlen. Gleiches gilt bei berufs- und studienbegleitenden Praktika, die nicht länger als drei Monate andauern. Auch freiwillige Praktika, die bis zu drei Monate betragen und zur Orientierung für die Berufs- oder Studienwahl dienen, unterliegen keinem Mindestlohn. Bei allen anderen Praktika ist der gesetzliche Mindestlohn von 12,41 Euro Brutto/Stunde (Stand: 1.1.2024) zu entrichten. Zahlen Sie Ihren Praktikanten einen Lohn, führen Sie die Abrechnung genauso durch, wie bei allen anderen Mitarbeitern, denn es gelten die normalen Lohnsteuerregeln.

Lohnsoftware: Bedingungen für die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge

Bei der Sozialversicherung verhält es sich etwas komplizierter. Ob eine Sozialversicherungspflicht besteht und wenn ja, in welcher Höhe die Beiträge liegen, hängt auch hier von der Art des Praktikums ab. Es ist dabei zwischen einem Vorpraktikum, einem Nachpraktikum oder einem Zwischenpraktikum zu unterscheiden. Darüber hinaus ist es von Bedeutung, ob es sich um ein freiwilliges oder ein vorgeschriebenes Praktikum handelt.

Es ist außerdem zu beachten, dass es sich tatsächlich um einen Praktikanten handelt. Das bedeutet, dass dieser ein Praktikum im sozialversicherungsrechtlichen Sinne absolviert, um dieses als Vorbereitung, Unterstützung oder Vervollständigung einer Ausbildung anzurechnen. Sollte dies nicht der Fall sein, besteht ein normales Arbeitsverhältnis, das entsprechend zu vergüten und im Lohnabrechnungsprogramm abzurechnen ist.

Bei einem vorgeschriebenen Praktikum hängt die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge vom jeweiligen Entgelt ab. Wird kein Lohn gezahlt, kann der Praktikant in der Kranken- und Pflegeversicherung über ein Elternteil mitversichert sein oder zahlt die Beiträge selbst. Für die Arbeitslosen- und Rentenversicherung hat der Arbeitgeber fixe Beiträge zu zahlen, die sich aus einem fiktiven Entgelt (der Bezugsgröße) berechnen.

Erhält der Praktikant ein Entgelt bis 325 Euro, zählt er sozialversicherungsrechtlich als Geringverdiener, was bedeutet, dass in allen Versicherungen die normalen Beiträge anfallen. Diese Beiträge sind vom Arbeitgeber alleine zu tragen. Bei einem Gehalt über 325 Euro tragen Sie und der Praktikant die Beiträge je zur Hälfte. Bei der Abrechnung im Lohnabrechnungsprogramm ist zu beachten, dass ein vorgeschriebenes Vor – oder Nachpraktikum nicht als Minijob abgerechnet werden darf.

Ein Sonderfall stellt das vorgeschriebene Zwischenpraktikum dar, denn in diesem sind keine Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein Entgelt zahlen und in welcher Höhe dieses ist. Allerdings sind bei einem bezahlten Zwischenpraktikum Umlagen für die Erstattung von Aufwendungen bei Krankheit und Mutterschaft sowie eine Insolvenzgeldumlage zu entrichten.

Rechnen Sie Praktika korrekt in der Lohnsoftware ab

Bei einem bezahlten freiwilligen Praktikum sind folgende Regeln zu beachten: Ein freiwilliges Vor- oder Nachpraktikum ist als ein normales Beschäftigungsverhältnis abzurechnen. Beträgt dieses nur drei Monate beziehungsweise 70 Arbeitstage kann die Abrechnung als kurzfristige Beschäftigung erfolgen. Praktika, die mit bis zu 538 Euro vergütet werden, sind in der Lohnsoftware als Minijob abzurechnen. Ist der Verdienst höher als 538 Euro, rechnen Sie diesen wie bei allen anderen versicherungspflichtigen Mitarbeitern ab. Erst ab einem Verdienst von mehr als 2.000,- Euro trägt der Praktikant die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge. Vorgeschriebene Zwischenpraktika sind grundsätzlich in allen Sozialversicherungszweigen versicherungsfrei. Anders verhält es sich bei freiwilligen Zwischenpraktika, die nicht in der Studien- oder Prüfungsordnung festgeschrieben sind. Wird dem Praktikanten ein Entgelt bezahlt, sind Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten. Ist der Praktikant versicherungspflichtig, geben Sie in den DEÜV-Meldungen der Lohnabrechnungssoftware den Personengruppenschlüssel „105“ an.

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