Grundzüge der ELStAM
(elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)
Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, kurz ELStAM, haben mit ihrer Einführung im Jahr 2013 die bis dahin gültige Lohnsteuerkarte aus Papier abgelöst. Nimmt ein Arbeitnehmer eine neue Beschäftigung auf, führt der Arbeitgeber eine Anmeldung von diesem in elektronischer Form durch. Mit der Anmeldung bei der Datenbank der Finanzverwaltung werden alle notwendigen Informationen für die Besteuerung eines Arbeitnehmers elektronisch angefordert und nach kurzer Zeit seitens der Finanzverwaltung bereitgestellt. Unter Umständen kann die Bereitstellung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale einige Zeit dauern, da die Finanzverwaltung die ELStAM nicht just-in-time bereitstellt. Vielmehr kann dies einige Stunden dauern. Die Finanzverwaltung liefert folgende Angaben an den Betrieb:
- Steuerklasse (gegebenenfalls ein Faktor bei Steuerklasse IV)
- Merkmale zur Kirchensteuer, gegebenenfalls die des Ehe- oder Lebenspartners
- Freibeträge
- Anzahl der Kinderfreibeträge
Diese Auskünfte befanden sich ursprünglich auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte. Mit der Einführung der ELStAM müssen diese nun grundsätzlich elektronisch vom Arbeitgeber abgerufen werden. Damit der Arbeitgeber die ELStAM der Arbeitnehmer abrufen kann, muss der Arbeitnehmer sein Geburtsdatum, seine Steueridentifikationsnummer sowie die Art der Beschäftigung (Haupt- oder Nebentätigkeit) angeben.
Die von der Finanzverwaltung gelieferten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind vom Arbeitgeber verpflichtend umzusetzen, eine Überprüfung über die Korrektheit wird von diesem nicht erwartet. Für Änderungen der ELStAM muss sich der Arbeitnehmer an die Finanzverwaltung oder die zuständige Meldebehörde wenden.
Hat der Arbeitnehmer seine Informationen in der ELStAM-Datenbank aktualisiert, erhält der Arbeitgeber entsprechende Änderungslisten (Monatslisten) elektronisch von der Finanzverwaltung. Diese enthalten dann die aktuellen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers sowie deren Gültigkeitsbeginn. Diese monatlichen Änderungslisten werden bis zum fünften Werktag eines Monats für den Vormonat bereitgestellt, sodass die Lieferung der ELStAM durch die Finanzverwaltung regelmäßig erst nach der Lohnabrechnung erfolgt. Dies führt gegebenenfalls zu Korrekturläufen, die von der DATALINE-Software Lohnabzug aber automatisch durchgeführt werden.
Wie werden die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale abgerufen?
Die Finanzverwaltung hat die Onlineplattform ELSTER eingerichtet. Hierüber läuft im Grunde auch der ELStAM-Abruf. Arbeitgeber registrieren sich für die Nutzung auf der Seite und haben anschließend Zugriff auf den Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale.
Für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer wird ein Lohnabrechnungsprogramm benötigt, welches das ELStAM-Verfahren unterstützt. Alternativ kann auch die Software ElsterFormular verwendet werden, die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt wird. In der Software von DATALINE sind die Möglichkeiten zum Versand sowie dem Empfang von Steuerdaten (ELStAM-Abruf-Verfahren) ab dem Produktpaket „Lohnabzug COMFORT“ bereits integriert. Den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale neuer Mitarbeiter sowie die monatlichen Änderungslisten können Sie mit Lohnabzug bequem umsetzen. Lohnabzug fordert die aktuellen ELStAM mit jedem Programmstart vom Elster-Server an, so dass Sie stets mit den aktuellen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen Ihrer Arbeitnehmer versorgt werden.
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