Lohnsoftware: Erholungsbeihilfen bei der Abrechnung aufführen

Bei der Erholungsbeihilfe handelt es sich meistens um einen steuerpflichtigen Arbeitslohn, den Arbeitgeber in der Lohnsoftware aufführen müssen. Das gilt im besonderen Maße, wenn es sich um Erholungsreisen oder Erholungsaufenthalte zur Kräftigung oder der Erhaltung der Gesundheit handelt. Unter bestimmen Voraussetzungen können diese Erholungsbeihilfen aber auch steuerfrei und unbegrenzt ausbezahlt werden.

Die Erholungsbeihilfe wird dem Arbeitnehmer brutto für netto zugewendet, denn diese kann mit einem pauschalen Lohnsteuersatz in Höhe von 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuern versteuert werden. Dazu dürfen bestimmte Höchstgrenzen jedoch nicht überstiegen werden. Wenn der Arbeitgeber sicherstellen kann, dass die Beihilfe nur zu Erholungszwecken dient, kann diese auch bar ausgezahlt werden. Greift die pauschale Versteuerung, dann ist die Erholungsbeihilfe nicht sozialversicherungspflichtig. Es werden also keine Sozialversicherungsbeiträge gezahlt. In der Lohnabrechnungssoftware müssen lediglich die Steuern vom Betrag abgezogen werden.

Belege zur Erholungsbeihilfe in der Lohnabrechnungssoftware festhalten

Die Höchstbeträge für die Erholungsbeihilfe betragen pro Kalenderjahr:

• für Arbeitnehmer 156 Euro
• für den Ehegatten 104 Euro
• für jedes Kind 52 Euro

Ist ein Arbeitnehmer beispielsweise verheiratet und hat zwei Kinder, kann er eine Erholungsbeihilfe in Höhe von 364 Euro erhalten. Übernimmt der Arbeitgeber die pauschalen Steuern, die er in der Lohnsoftware aufführt, muss der Arbeitnehmer keine weiteren Abgaben zahlen.

Werden die vorhandenen Urlaubsgeldansprüche in Erholungsbeihilfen umgewandelt, ist Vorsicht geboten, denn die Pauschalisierung gilt nur für Erholungsbeihilfen, die zusätzlich zum Lohn gezahlt werden. Ist also vertraglich festgehalten, dass Urlaubsgeld gezahlt wird, kann dieses nicht in eine Erholungsbeihilfe gewandelt werden.

Die Zahlung der Erholungsbeihilfe muss in einem zeitlichen Zusammenhang mit dem Erholungsurlaub stehen. Der Zeitkorridor, in dem die Erholung angetreten wird, darf drei Monate nicht unterschreiten oder überschreiten. Dabei reicht es jedoch, wenn der Arbeitnehmer in diesem zeitlichen Rahmen eine Anzahlung anweist.

Die Erholungsbeihilfe muss in der Lohnsoftware angegeben werden. Zudem sollten alle Belege zu Buchungen aufbewahrt werden, damit diese im Falle einer Betriebsprüfung vorliegen.

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