Änderungen der ELStAM veranlassen – die Aktualisierung der ELStAM

Bereits zum 1.1.2013 wurde die Lohnsteuerkarte auf Papier durch die Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale, kurz ELStAM, ersetzt. Die ELStAM enthalten die Angaben, die sich bis dahin auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte befanden. Hierzu zählen unter anderem die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge.

Arbeitgeber sind zum regelmäßigen Abruf der ELStAM ihrer Mitarbeiter berechtigt, denn die ELStAM ermöglichen ihnen die Berechnung von Lohn- und Kirchensteuer sowie des Solidaritätszuschlags. Sowohl beim Abruf der ELStAM als auch bei der Erstellung einer Lohnabrechnung werden sie regelmäßig von einer Lohnsoftware unterstützt (ELStAM-Verfahren). Arbeitnehmern ist es grundsätzlich möglich, den Zugriff des Arbeitgebers auf die ELStAM zu beschränken. Dies hat die Einordnung in die Lohnsteuerklasse VI zur Folge.

Sollten sich die ELStAM eines Arbeitnehmers ändern, erhält der Arbeitgeber diese am Anfang des Folgemonats zum Abruf bereitgestellt. Das ELStAM-Verfahren ist ein Abrufverfahren, dabei ruft die Lohnsoftware des Arbeitgebers regelmäßig die von der Finanzverwaltung bereitgestellten Daten vom Elsterserver ab. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die mitgeteilten ELStAM anzuwenden. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob die Merkmale korrekt sind. Eine Änderung unzutreffender ELStAM kann nur auf Antrag des Arbeitnehmers beim Finanzamt erfolgen.

Wie werden die ELStAM aktualisiert?

Das Verfahren zur Aktualisierung der ELStAM richtet sich grundsätzlich danach, ob hinsichtlich der Merkmale eine Anzeigepflicht besteht. Sind die Änderungen melderechtlicher Art, handelt es sich also etwa um eine Eheschließung oder um eine Geburt, werden diese automatisch berücksichtigt. In anderen Fällen ist der Arbeitnehmer gegenüber dem Finanzamt zur Anzeige verpflichtet. Eine Anzeigepflicht liegt vor, wenn die Voraussetzungen zu einer günstigeren Steuerklasse entfallen. Das ist etwa der Fall, wenn eine dauerhafte Trennung vom Partner stattgefunden hat. Ferner ist der Arbeitnehmer zur Anzeige verpflichtet, wenn sich die Zahl der Kinderfreibeträge verringert oder die Voraussetzungen für eine auf Antrag stattgegebene Einordnung in die Steuerklasse II nicht mehr bestehen. Ferner hat der Arbeitnehmer das Finanzamt zu informieren, wenn die Voraussetzungen für einen Freibetrag entfallen sind oder sich der Betrag reduziert hat.

Änderungen der ELStAM müssen dem Arbeitgeber selbst nicht mitgeteilt werden. Eine Ausnahme besteht, wenn die ELStAM beim Abruf durch den Arbeitgeber gesperrt wurden. In einem solchen Fall ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber eine Bescheinigung zum Lohnsteuerabzug vorzulegen.

ELStAM abrufen und Lohnabrechnung erstellen mit Lohnsoftware von DATALINE

Die Lohnsoftware von DATALINE erleichtert Arbeitgebern den Empfang und Versand der ELStAM. Natürlich ist das ELSTAM-Verfahren in DATALINE integriert und es erfolgt ein automatisierter ELStAM-Abruf. Die Abrufmöglichkeit der ELStAM besteht ab der Version der Lohnsoftware „Lohnabzug COMFORT“. Durch diese und andere Lohnprogramme von DATALINE können sowohl die ELStAM neuer Mitarbeiter erfasst als auch Änderungen an den ELStAM zuverlässig bezogen werden. So unterstützt ein Lohnprogramm von DATALINE Arbeitgeber auf vielfältige Weise bei der Erstellung von Lohnabrechnungen.

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