Lohnsteuerbescheinigung versenden
Gehen Sie zum Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer in Lohnabzug unter Abrechnungen-Lohnsteuerbescheinigung. Klicken Sie dort die Lasche „Neu“ und Sie erhalten eine Übersicht der Spalten der Lohnsteuerbescheinigung. Wählen Sie dann über den Suche-Button den entsprechenden Mitarbeiter aus und Sie erhalten die berechneten Werte aus den Abrechnungen. Bitte beachten Sie, dass auf dieser Karte das Finanzamt des Beschäftigten ausgewählt sein muss sowie der Allgemeine Gemeinde Schlüssel (AGS). Der AGS ist stets numerisch.
Nachdem Sie diese Karte gespeichert haben und die Lasche „Zurück“ geklickt haben, erhalten Sie eine Übersicht der Mitarbeiter, für die eine Lohnsteuerbescheinigung des ausgewählten Jahres vorliegt.
Markieren Sie bitte hier den Mitarbeiter, für den Sie die Lohnsteuerbescheinigung versenden wollen und klicken auf die Lasche „Senden“.
Sie erhalten einen Übersichtsdialog zum Versand der Lohnsteuerbescheinigung. Stellen Sie bitte eine Internetverbindung auf dem Rechner her. Erstellen Sie dann die Datei und klicken Sie anschließend auf „Versenden über Olümp“.
Die Datei wird in das Übertragungsprogramm Olümp übergeben, das sich automatisch öffnet.
Sie finden in Olümp unter Postausgang-Lohnsteuerbescheinigungen die Lohnsteuerbescheinigung. Klicken Sie in Olümp im oberen rechten Bereich bitte auf „Lohnsteuerbescheinigung versenden“.
Nachdem die Lohnsteuerbescheinigung erfolgreich versendet wurde, können Sie am Folgetag (24 Stunden später) die Übertragungsprotokolle anfordern.
Gehen Sie dazu in Olümp unter „Gesendete Daten-Lohnsteuerbescheinigungen“ und klicken dort den Button „Anfordern“.
Die Ausdrucke der Übertragungsprotokolle geben Sie bitte an Ihre Arbeitnehmer aus.
Neben einer aktuellen Version von Lohnabzug (inklusive Olümp) benötigen Sie für den Versand der Lohnsteuerbescheinigungen ein gültiges ELSTER-Zertifikat (in Olümp).
Alle aus Lohnabzug heraus erzeugten Lohnsteuerbescheinigungen, die von dort aus versendet werden im Postausgang von Olümp unter Lohnsteuerbescheinigungen aufgelistet. Durch Klick auf „Senden“ werden diese schließlich an die Annahmestellen übermittelt. In einer Datei können, je nach Zusammenstellung in Lohnabzug, auch mehrere Bescheinigungen zusammengefasst sein. Das Programm übermittelt dann automatisch getrennt nach Bundesländern die einzelnen Datensätze.
Im Postausgang können Sie vor dem Versand die Dateien nochmals einsehen oder auf den Drucker ausgeben. Alternativ können Sie auch eine PDF-Datei erzeugen. Markieren Sie dazu im entsprechenden Ordner die jeweilige Postausgangsdatei und klicken Sie auf den entsprechenden Button im oberen Bereich.
Zum Versenden klicken Sie einfach auf den Button „Senden“. Nun werden alle Lohnsteuerbescheinigungen im Postausgang über Ihre Internet-Konfiguration versendet.
Wenn Störungen oder Fehler auftreten, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. Alle in der Datei enthaltenen Lohnsteuerbescheinigungen müssen dann gegebenenfalls neu erzeugt und versendet werden.
Jede übermittelte Datei wird dann automatisch in den entsprechenden Ordner „Gesendete Daten“ verschoben. Von dort aus müssen Sie dann später (nach 24 Stunden) die Protokolle von den Annahmestellen anfordern.
Erst danach können dann für alle in der Versanddatei enthaltenen Bescheinigungen die Ausdrucke für die Arbeitnehmer erzeugt werden (Bescheinigung über den elektronischen Versand der Steuerdaten).
Für alle Lohnsteuerbescheinigungen, die erfolgreich versendet wurden, muss noch separat ein Protokoll von der Oberfinanzdirektion (OFD) angefordert werden. Anders als bei der Lohnsteueranmeldung erhält man dieses nicht sofort beim Versand, sondern erst später (frühestens nach 24 Stunden). Alle versendeten Lohnsteuerbescheinigungen finden Sie in dem Ordner „Gesendete Daten“. In der Übersicht erkennen Sie, ob ein Protokoll bereits vorhanden ist oder ob es noch angefordert werden muss.
Klicken Sie auf „Protokoll anfordern“, um alle noch ausstehenden Protokolle von der OFD abzuholen. Wenn Sie die Protokollanforderung zu früh durchführen, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass Sie die Protokolle zu früh (es sind seit dem Versand noch keine 24 Stunden vergangen) angefordert haben.
Sofern die Datenlieferung von der OFD noch nicht bearbeitet wurde, erhalten Sie einen entsprechenden Meldetext und die Datei ist in der Übersicht mit einem gelben Achtung-Schild gekennzeichnet.
Sofern die Datenlieferung fehlerhaft war, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung und ein rotes Kreuz als Kennzeichnung. Nähere Informationen zum Fehler erhalten Sie, wenn Sie die entsprechende Zeile in der Übersicht markieren und oben auf den Button „Fehlerdetails anzeigen“ klicken.
Alle korrekten Datenlieferungen sind mit einem grünen Haken versehen.
Für jede korrekte Datenlieferung kann nun der „Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung“ für jeden Arbeitnehmer erzeugt werden, der mit dieser Datenlieferung übermittelt wurde. Vorher kann und darf kein Ausdruck erfolgen.
Für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung markieren Sie den Datensatz und klicken oben auf den Button „Drucken“. Es öffnet sich ein Dialog, in dem man die enthaltenen Ausdrucke nach Bundesländern sortiert für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung selektieren kann.
Händigen Sie diese Bescheinigung bitte eventuell zusammen mit einem Merkblatt Ihren Arbeitnehmern aus.
Auf dieser Bescheinigung ist auch die eTIN enthalten. Diese muss der Arbeitnehmer bei seiner Einkommensteuererklärung angeben. Hierüber erfolgt die Zuordnung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zu der jeweiligen Einkommensteuererklärung.
Zur Ansicht oder Ausgabe in eine PDF-Datei verfahren Sie bitte entsprechend.
In diesem Bereich (Protokolle-ELSTER) werden alle Aktionen, die seit der Installation in diesem Datenbankordner ausgelöst wurden und die Kommunikation mit den Annahmestellen der Finanzämter betreffen, dokumentiert.
Die Anzeige der Protokolleinträge ist für verschiedene Zeiträume wählbar.