F
Für die Abgabe des Beitragsnachweises gilt ein bundeseinheitlicher Zeitpunkt. Dieser muss der Einzugsstelle spätestens am zweiten Arbeitstag vor Fälligkeit der Beiträge vorliegen, also um 0:00 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstages eines Monats. Das heißt für Sie im Betrieb, dass Sie die Beitragsnachweise bereits am Vortag versenden müssen, da die Krankenkassen die Beitragsnachweise nicht immer „just-in-time“ verarbeiten. Senden Sie die Beitragsnachweise daher rechtzeitig ab.
Eine Übersicht über die diesjährigen Fälligkeitstage finden Sie hier:
Der Ersatz von Fahrtkosten bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges (z.B. Zahlung von Kilometergeld) zählt grundsätzlich zum Arbeitsentgelt. Bei Gestellung eines Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind dem Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil monatlich 0,03 Prozent des inländischen Listenpreises des Firmenwagens für jeden Entfernungskilometer zuzurechnen.
Der Arbeitgeber kann die dem Arbeitnehmer bei Benutzung eines Privatwagens ersetzten Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit einem Pauschalsteuersatz von 15 Prozent versteuern, wobei die Pauschalbesteuerung allerdings auf die Entfernungspauschale begrenzt ist, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen könnte.
Die Entfernungspauschale beträgt seit dem Jahr 2022 0,30 Euro pro Entfernungskilometer für die ersten 20 Entfernungskilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Entfernungskilometer.
Die Entfernungspauschale kann ab dem ersten Entfernungskilometer angesetzt werden.
Beispiel:
Klaus Meier erhält einen AG-Fahrtkostenzuschuss für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Höhe der Entfernungspauschale.
Er wohnt 35 Kilometer von seiner Arbeitsstätte entfernt. Sein Arbeitgeber übernimmt die pauschalen Steuern für den Fahrkostenzuschuss.
Steuer- und Beitragspflicht je Arbeitstag
20 Kilometer x 0,30 Euro = 6,00 Euro
15 Kilometer x 0,38 Euro = 5,70 Euro
Insgesamt: 11,70 Euro
Pauschale Versteuerung durch Arbeitgeber
Beitragsfrei zur Sozialversicherung
Die Pauschalierungsmöglichkeit besteht im Übrigen auch hinsichtlich des geldwerten Vorteils bei Gestellung eines Firmenwagens zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Soweit der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bzw. den Ersatz der Kraftfahrzeugkosten des Arbeitnehmers für solche Fahrten pauschal versteuern kann und keine Regelbesteuerung durchgeführt wird, stellen diese Beträge kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung dar.
Die Lohnsteuer-Anmeldung muss am zehnten Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraumes beim Betriebsstättenfinanzamt eingehen. Fällt der zehnte Tag nicht auf einen Arbeitstag, sondern auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, so ist die Lohnsteuer-Anmeldung dann fristgerecht beim Betriebsstättenfinanzamt eingereicht, wenn sie dort am nächsten Arbeitstag eingeht.
Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge
Seit dem 1. Januar 2006 ist die Fälligkeit für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag neu geregelt. Seit Januar 2006 sind die Sozialversicherungsbeiträge spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats, in dem die Beschäftigung, mit der das Arbeitsentgelt (oder die Tätigkeit, mit der das Arbeitseinkommen) erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt, fällig. Zu zahlen sind die tatsächlich ermittelten Beiträge oder (falls das nicht möglich ist) die voraussichtlichen Beiträge. Ein eventuell verbleibender Restbeitrag ist dann mit der nächsten Fälligkeit zu zahlen.
Die neue Fälligkeitsregelung kennt innerhalb eines Kalendermonats nur noch einen Fälligkeitstag. Danach sind die Beiträge in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung, mit der das Arbeitsentgelt erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt, ein verbleibender Restbeitrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.
Der Zahlungszeitpunkt für die Gesamtsozialversicherungsbeiträge wird dem Grunde nach zeitlich mit der Erbringung der ihm zu Grunde liegenden Arbeitsleistung und der Entstehung des Anspruchs verbunden und somit nicht von der – vielfach nachträglich stattfindenden – Entgeltabrechnung abhängig gemacht.
Drittletzter Bankarbeitstag
Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist ab 1. Januar 2006 spätestens „am drittletzten Bankarbeitstag“ des Monats der Arbeitsleistung fällig. Erfüllungsort für die Beitragszahlung ist der Sitz der Einzugsstelle, also der jeweiligen Krankenkasse. Deshalb gelten für die tatsächliche Bestimmung des drittletzten Bankarbeitstages auch die Verhältnisse am Sitz der jeweiligen Einzugsstelle (im Zweifel die Hauptverwaltung). Dies gilt auch in den Fällen, in denen einer der drei letzten Bankarbeitstage auf einen nicht bundeseinheitlichen Feiertag fällt. Zu berücksichtigen ist, dass sowohl der 24. als auch der 31. Dezember eines Jahres nicht als bankübliche Arbeitstage gelten.
Die Umlagepflicht entsteht kraft Gesetzes, daher bedarf es keiner förmlichen Feststellung durch die Krankenkasse. Sie als Arbeitgeber stellen fest, ob Ihr Betrieb neben der Umlagepflicht für Aufwendungen für Mutterschaft (U2) auch der Umlagepflicht bei der Erstattung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) unterliegt.
Bei der Prüfung, ob nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt werden, ist von der Gesamtzahl der im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer auszugehen. Sind mehrere Betriebe vorhanden, müssen auch diese Arbeitnehmer bei der Feststellung der U1-Pflicht berücksichtigt werden. Gleiches gilt für Arbeitnehmer in Ihrem Haushalt.
Allgemeine Feststellungen
Aufgrund unterschiedlicher wöchentlicher Arbeitszeiten der Arbeitnehmer wurden „Messzahlen" zur Ermittlung der beschäftigten Arbeitnehmer festgesetzt.
Hiernach sind Beschäftigte mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von
- mehr als 30 Stunden voll
- nicht mehr als 30 Stunden mit 0,75
- nicht mehr als 20 Stunden mit 0,50
- nicht mehr als 10 Stunden mit 0,25
anzurechnen.
Nicht zu berücksichtigende Arbeitnehmer sind:
- Personen, die zu ihrer Berufsausbildung beschäftigt werden
- schwerbehinderte Menschen
- Wehr- und Zivildienstleistende
- Beschäftigte in der Freistellungsphase der Altersteilzeit
- Personen in der Elternzeit
- Bezieher von Vorruhestandsgeld
- Heimarbeiter und Hausgewerbetreibende
- mitarbeitende Familienangehörige eines landwirtschaftlichen Unternehmens
Ermittlung der Beschäftigtenzahl
Bei der Ermittlung der Gesamtbeschäftigtenzahl ist zu beachten, dass nicht alle Arbeitnehmer berücksichtigt werden. Außerdem gilt für Teilzeitbeschäftigte ein geringerer Faktor als für Vollzeitbeschäftigte. Bei unregelmäßigen Arbeitszeiten ist die durchschnittliche Wochenarbeitszeit, ausgehend vom jeweiligen Kalendermonat, zu ermitteln.
Feststellung der Umlagepflicht
Sie sind U1-pflichtig, wenn Sie im Vorjahr an mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigten. Sollte Ihr Betrieb erst im letzten Jahr gegründet worden sein, sind Sie U1-pflichtig, wenn während des Zeitraumes seit Bestehen des Betriebes in der überwiegenden Zahl der Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt wurden.
Bei der Errichtung eines Betriebes im laufenden Kalenderjahr nehmen Sie am Ausgleich teil, wenn anzunehmen ist, dass während der überwiegenden Zahl der noch verbleibenden Monate dieses Jahres nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt werden.
Tipp: Prüfen Sie Ihre Teilnahmepflicht am U1-Erstattungsverfahren im Bereich "Entgelt" unter Tools.
Die Überlassung firmeneigener Kraftwagen an Arbeitnehmer für Dienstreisen oder für Sammelfahrten ist kein Arbeitsentgelt.
Für die Benutzung des Firmenwagens zu anderen Fahrten gilt folgendes:
Für die private Nutzung eines Firmenwagens ist dem Arbeitsentgelt ein privater Nutzungswert von monatlich 1 Prozent des auf volle 100 Euro abgerundeten Listenpreises des Firmenwagens (einschl. Sonderausstattungen und Umsatzsteuer) hinzuzurechnen, und zwar zusätzlich zu dem geldwerten Vorteil aus der Firmenwagenbenutzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder zu Familienheimfahrten.
Anstelle der 1-Prozent-Regelung können als privater Nutzungswert und als Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bzw. für Familienheimfahrten auch der Anteil an den Gesamtkosten des Firmenwagens angesetzt werden, der dem Verhältnis der Privatfahrten bzw. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder Familienheimfahrten zur Gesamtfahrtstrecke entspricht. Dabei müssen die privat gefahrenen Kilometer und gegebenenfalls die für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und für Familienheimfahrten zurückgelegten Kilometer sowie die dienstlich gefahrenen Kilometer durch ein laufend geführtes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.
Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist ein Vorteil von monatlich 0,03 Prozent des inländischen Listenpreises des Firmenwagens für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dem Arbeitsentgelt hinzuzurechnen.
Alternativ kann für Abrechnungszeiträume ab 2011 eine Einzelbewertung für diese Fahrten erfolgen. Dabei werden die tatsächlich durchgeführten Fahrten im Abrechnungszeitraum mit 0,002%, dem Bruttolistenneupreis und den Entfernungskilometern multipliziert (= 0,002% x Bruttolistenneupreis x Fahrten im Monat x Entfernungskilometern). Bitte berücksichtigen Sie hierbei, dass Sie die tatsächlichen Fahrten taggenau aufzeichnen müssen. Die Entscheidung über die Buchungsmethode gilt grds. für das Kalenderjahr. Ein monatlicher Wechsel ist nicht zulässig.
Für Fahrten zwischen Wohnung und ständig wechselnder Einsatzstelle entsteht kein dem Arbeitsentgelt hinzuzurechnender Vorteil, wenn die Einsatzstelle mehr als 30 km von der Wohnung entfernt ist. Das gilt bei Fahrten zur selben, mehr als 30 km entfernten Einsatzstelle nur für die ersten drei Monate. Nach Ablauf der ersten drei Monate entsteht ebenso wie für Fahrten zu einer bis zu 30 km von der Wohnung entfernten Einsatzstelle ein dem Arbeitsentgelt hinzuzurechnender Vorteil von arbeitstäglich 0,002 Prozent des Firmenwagen-Listenpreises je Entfernungskilometer.
Für wöchentliche Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung entsteht kein geldwerter Vorteil, solange die Beschäftigungsdauer am selben Ort zwei Jahre nicht überschritten hat. Wird der Firmenwagen für mehr als eine Heimfahrt wöchentlich genutzt, so ist für die zweite und jede weitere Heimfahrt in der gleichen Woche dem Arbeitsentgelt ein geldwerter Vorteil von 0,002 Prozent des Firmenwagen-Listenpreises je Kilometer der Entfernung zwischen dem Beschäftigungsort und dem Ort des eigenen Hausstands hinzuzurechnen. Dasselbe gilt für die wöchentliche Heimfahrt nach Ablauf der Zweijahresfrist.
Als Fremdgeschäftsführer werden Geschäftsführer bezeichnet, welche nicht Gesellschafter des Unternehmens sind. Bitte beachten Sie bei diesem Personenkreis die sozialversicherungsrechtliche Einstufung. Es handelt sich hier in der Regel um versicherungspflichtige Arbeitnehmer.
Lassen Sie hier ggf. eine versicherungsrechtliche Einstufung durch die Rentenversicherung vornehmen.
Für die Entgeltabrechnung gelten diverse Fristen. Als wichtigste Fristen, da Säumniszuschläge und Mahngebühren anfallen können, sind sicherlich die Fristen für die Beitragsnachweise und die Lohnsteueranmeldungen zu nennen.
Für die Lohnsteueranmeldung muss diese bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt vorliegen. In der Sozialversicherung gilt eine vorgezogene Fälligkeit.