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Arbeitnehmer, die im Kassen- und Zähldienst beschäftigt sind, erhalten von ihren Arbeitgebern vielfach eine besondere Entschädigung zum Ausgleich von Kassenverlusten, auch Fehlgeldentschädigungen, Zählgelder, Kassenverlustentschädigungen genannt.

Pauschale Fehlgeldentschädigungen sind steuerfrei, soweit sie 16 Euro im Monat nicht übersteigen. Höhere Fehlgeldentschädigungen sind steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn.

Meldungen und Beitragsnachweise sind ab 2006 nur noch elektronisch zu übermitteln. Durch das „Zweite Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt“ und dem „Gesetz zur Vereinfachung der Verwaltungsverfahren im Sozialrecht“ wurden die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass ab 2006 die Meldungen und Beitragsnachweise zur Sozialversicherung nur noch elektronisch erstattet werden dürfen.

Die Meldungen zur Sozialversicherung sind durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemuntersuchten Abrechnungsprogrammen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen zu erstatten. Dies gilt auch für die Beitragsnachweise.

Somit haben die Arbeitgeber ab 2006 ihre Meldungen und Beitragsnachweise elektronisch aus einem systemuntersuchten Abrechnungsprogramm zu übermitteln. Papiermeldungen sind - bis auf eine kurze Übergangsphase- ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig.

Allein mit einem systemuntersuchten Programm kann ein Betrieb jedoch noch nicht am maschinellen Melde- und Beitragsverfahren teilnehmen.

Der Arbeitgeber muss des Weiteren auch noch ein kostenpflichtiges Zertifikat des ITSG Trust Centers erwerben, damit er an dem Verfahren teilnehmen kann.

Voraussetzung für die Erstattung der Meldungen im maschinellen Verfahren ist, dass die Daten über die Beschäftigungszeiten und die Höhe der beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgelte aus maschinell geführten Lohnunterlagen herrühren und die Arbeiten ordnungsgemäß durchgeführt werden. Die den Meldungen zugrunde liegenden Tatbestände müssen maschinell erkannt werden.

Über Meldungen, die durch Datenübermittlung erstattet worden sind, erhalten die Beschäftigten von ihren Arbeitgebern bis spätestens zum 30. April eines jeden Jahres für alle im Vorjahr erstatteten Meldungen eine maschinell erstellte Bescheinigung (Meldebescheinigung).

Systemuntersuchte Entgeltabrechnungsprogramme erstellen aus der Lohn- oder Gehaltsabrechnung heraus automatisch die erforderlichen Meldungen. Diese werden dann per Email an die Annahmestellen der Krankenkassen geschickt.

Der Betrieb (Versender der Daten) muss ferner über ein gültiges Zertifikat des ITSG Trust Centers verfügen.

Überstundenvergütungen gelten als laufendes Arbeitsentgelt. Laufendes Arbeitsentgelt ist stets dem Lohnabrechnungszeitraum zuzuordnen, in dem es erzielt wurde. Zahlt der Arbeitgeber seinen Beschäftigten nur einen Teil des laufenden Lohnes aus, so sind Beiträge zunächst nur von diesem Teilbetrag zu berechnen.

Übt ein Arbeitnehmer mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen nebeneinander bei verschiedenen Arbeitgebern aus, sind diese zusammenzurechnen. Sofern die Zusammenrechnung ergibt, dass das Arbeitsentgelt aus allen Beschäftigungen insgesamt die Minijobgrenze übersteigt, tritt in allen Sozialversicherungszweigen Versicherungspflicht ein.

Wichtig:
Geringfügig entlohnte Beschäftigungen und kurzfristige Beschäftigungen dürfen nicht zusammengerechnet werden.

Ist ein Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitgebern tätig, so hat er grds. jedem Arbeitgeber eine Lohnsteuerkarte vorzulegen.

Der Arbeitnehmer kann wählen, welchem Arbeitgeber er die erste Lohnsteuerkarte und welchem er die zweite Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse VI vorlegt. Im Regelfall wird diese Entscheidung von der Höhe des Arbeitslohnes abhängen.

Steht ein sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer zur gleichen Zeit in mehreren versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen, so sind für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge die Entgelte zusammenzurechnen. Überschreitet die Summe die Beitragsbemessungsgrenze nicht, muss jeder Arbeitgeber die Beiträge von dem bei ihm erzielten Arbeitsentgelt berechnen und abführen.

Überschreitet die Summe der Entgelte (Gesamtentgelt) die Beitragsbemessungsgrenze, so gilt für die Berechnung des einzelnen beitragspflichtigen Entgelts, dass die Beiträge im Verhältnis der erzielten Einnahmen aufgeteilt werden. Dabei gilt folgendes Procedere: Das Entgelt aus einer Beschäftigung ist mit der Beitragsbemessungsgrenze zu multiplizieren und durch das Gesamtentgelt zu dividieren.

Übt ein Arbeitnehmer im Übergangsbereich gleichzeitig mehrere versicherungspflichtige Beschäftigungen nebeneinander aus, müssen die Arbeitsentgelte aus diesen Beschäftigungen zusammengerechnet werden.

Dabei findet die Midijobregelung auch dann Anwendung, wenn die einzelnen Arbeitsentgelte zwar jeweils unter der Grenze von 520,01 EUR liegen, durch die Zusammenrechnung der Übergangsbereich aber erreicht wird.

In diesen Fällen kann allerdings die herkömmliche Formel für die Ermittlung des reduzierten beitragspflichtigen Arbeitsentgelts nicht herangezogen werden. Es gilt dann folgende vereinfachte Formel:

Das Meldebrutto ist das (grds.) rentenversicherungspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsmessungsgrenze in der Rentenversicherung.

Als Einzugsstelle für die Meldungen fungieren die Krankenkassen bzw. die Minijob-Zentrale. Die Meldungen werden grds. an die Krankenkasse des Arbeitnehmers übermittelt.

Seit 2009 existiert eine weitere Annahmestelle für die Beitragserhebungs- und Meldedateien an die Berufsständischen Versorgungseinrichtungen (DASBV).

Grundsätzlich findet das übliche DEÜV-Meldeverfahren auch für Arbeitnehmer im Übergangsbereich Anwendung. Allerdings ist die Anwendung des Übergangsbereichs auf der Meldung besonders im Feld „Midijob“ zu kennzeichnen.

Das Kennzeichen besteht in zwei Ausprägungen:

1 = Arbeitsentgelt durchgehend innerhalb der Grenzen §20 Abs. 2 SGB IV

2 = Arbeitsentgelt sowohl innerhalb als auch außerhalb der Grenzen §20 Abs. 2 SGB IV

In die Meldungen ist als beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt die reduzierte beitragspflichtige Einnahme einzutragen. Zusätzlich ist auch das tatsächliche Entgelt für die Rentenberechnung zu melden.

Die Meldungen für geringfügig Beschäftigte sind für Zeiträume seit 1. April 2003 ausschließlich an die Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) abzugeben. Seit 2009 sind auch Entgeltmeldungen (z.B. Jahresmeldungen) für Kurzfristig Beschäftigte zu übermitteln. Diese werden automatisch erzeugt.

Grundsätzlich gilt zunächst, dass sowohl die Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung als auch die Beiträge bei Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit sowie gegebenenfalls die Umlagebeiträge als Gesamtsozialversicherungsbeitrag abgeführt werden müssen.

Die Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie die Rentenversicherungsbeiträge bei Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit für Lohnabrechnungszeiträume sind seit dem 1. April 2003 in allen Fällen zentral an die Bundesknappschaft zu zahlen. Das gilt selbst dann, wenn Pauschalbeiträge beispielsweise nur zur Krankenversicherung zu zahlen sind.

Wichtig:
Auch die 2-prozentige Pauschsteuer geht zusammen mit den Pauschalbeiträgen an die Bundesknappschaft.

Werdende Mütter dürfen in den letzten 6 Wochen vor der Entbindung nicht mehr beschäftigt werden, es sei denn, dass sie sich zur Arbeitsleistung ausdrücklich bereit erklären. Für die Berechnung der Frist sind die Angaben des Arztes oder der Hebamme maßgebend.

Bis zum Ablauf von 8 Wochen nach der Entbindung (bei Früh- oder Mehrlingsgeburten 12 Wochen) dürfen Wöchnerinnen nicht beschäftigt werden. Diese Zeitspanne, also 6 Wochen vor und 8 bzw. 12 Wochen nach der Entbindung wird als Mutterschutzfrist bezeichnet.

Bei Frühgeburten und allen anderen vorzeitigen Entbindungen verlängert sich die Zeit nach der Entbindung (12 Wochen) um den Zeitraum, der von den 6 Wochen vor der Entbindung nicht in Anspruch genommen werden konnte.